本文2024年1月17日刊发于华中科技大学新闻网【华科大人物】专栏，链接地址：https://news.hust.edu.cn/info/1007/51029.htm
资产管理头绪多，勤思勤改显效果
——电气学院古晓艳老师的资产管理经验
资产管理的全生命周期有哪些环节？资产管理中有哪些问题和困难？如何帮师生纾解困惑、解决问题？如何提高管理效率和使用效益，让广大师生满意呢？
带着这些问题，且看电气学院的资产管理员古晓艳老师是如何做的。
点多面广摊子大，理清台账家底清
电气与电子工程学院有8个系所、1个国家重大科技基础设施、1个国家重点实验室，属学校的排名前五的“设备大户”。现有设备2.5万台件，原值8.9亿元，其中单价40万及以上的大仪290多台，原值近4亿元，分散在东西校区的多个楼栋、270余名教职工名下，管理摊子非常大。这么多设备全生命周期管理的环节特别多，主要包括：申购论证（自制设备和单价10万元以上的大型设备）、购置、验收、建账入库、清查盘点、调剂调拨、离退休人员资产清退、报废处置等。其中自制设备涉及到论证、材料验收、转固定资产；进口设备涉及到外贸代理招标、免税申请等诸多环节。由于内部单位户头变化，导致设备资产出现账目跨单位交叉的情况，给日常管理工作带了诸多不便。
2016年，古老师刚到电气学院工作时，由于单位户头变化，人员退休、调动没有及时变更资产登记信息等原因，造成账物不符、账账不符的现象。她每天在繁多杂乱的业务中疲于挣扎，常常陷入汲汲忙忙、加班加点的状态，有时会因来不及回复师生们的问题留言而造成误解，感到一肚子委屈无处排解；有时又因一件事情，多次催促强调仍不见成效而心生烦恼无奈。
工欲善其事，必先利其器。古老师在院领导的大力支持下，联合学院资产管理团队召开“诸葛亮”会议，定下了“摸清底数再赶路”的工作思路，决心给来一次全院设备资产大摸底。首先，根据学院管理机构设置，补充完善了资产管理架构，为11个单位的管理户头重新编码，理清内部管理架构。其次，根据新的户头，调整调拨1.8万台设备资产的归属，补全了1000多台设备的存放地和领用人信息，严格落实了实名领用制，做到了设备到人、责任到人。针对台账清理过程中发现的老旧设备积压问题，集中人力物力一次性报废处置100余台套，不仅为学院卸下了“历史包袱”，而且实现了账目清晰、账实相符。
设备盘点有计划，按图索骥不抓瞎
每年底的资产清查盘点是一项例行工作，如何实现一年更比一年强？古老师认为，关键是要吃透学校的“上情”，结合学院的“下情”，把握工作计划重点，做到有的放矢。为此，她专门总结了“四步工作法”：
第一步，梳理任务流程，制定计划方案。按照学校统一规定的内容，细化学院本级的网上盘点、线下核实实物、整改存在的问题、形成设备盘点报告等工作流程，制定盘点方案和简易操作流程群发邮件和通知，每个阶段明确时间节点和责任人，确保人人知晓，每日推进。区分“领用人”、“系所管理员”、“学院管理员”等不同身份，将相关工作要点和注意事项整理出来，放在学院网站 (http://seee.hust.edu.cn/bgfw1/zcgl.htm)供大家参考，既能及时解答师生困惑，又让自己从政策咨询中获得解放。
第二步，明确盘点设备，实施实地盘点。根据盘点任务，按照使用人和存放地2个参数进行排序，发动全体老师登录系统，将盘点结果和使用状况按照操作流程填入管理系统。对于变更领用人和存放地的设备，及时在系统里更改信息和记录。根据“依账核物、依物核账、账物相符、不符整改”的原则，集中时间段开展线下自查，对于缺失资产标签的设备，主动提醒、靠前服务，及时帮助老师们打印缺失的标签并粘贴到位，确保账物一致。学校有一台设备管理自助终端就放置在电气学院，方便师生快速办理业务，古老师向实设处建议升级功能，目前，已实现手机扫码或校园卡随时打印的功能，极大提高了工作效率。
第三步，处理异常情况，落实整改问题。针对工作中偶尔出现的账物不符等问题，及时督促老师进行整改。比如，电工电磁系盘点中发现几位领用人是学院内其他系所的老师，古老师在逐台核对设备的变动历史的情况下，及时办理了院内设备调拨，确保了账账一致。对已经报废下账的设备资产，及时联系实设处拖运交接，保证账实相符。
第四步，提交盘点结果，生成盘点报告。古老师定期在系统里审核盘点结果，每日督促工作进度。针对自查不成功的情况，“点对点”通知到领用人；对于确实没有时间盘点或者因为特殊原因无法进行网上操作的老师，就打印设备清单帮助他们线下盘点。待逐项核对资产的存放地和使用状况后，在系统里提交全院盘点结果。按时保质保量完成盘点任务。
资产处置责任大，物尽其用受人夸
设备资产是学校办学基础条件，近年来，随着学校投入越来越大，学院的资产体量也是逐年“水涨船高”。针对老旧设备逐年增多的情况，古老师始终强化“节约每一分钱，挖掘每一台设备用途”的工作理念，努力当好学院“红管家”。
一是广泛做好宣传工作，积极倡导资产管理大局观，鼓励老师把在用设备拿出来共享共用，变自己受益为大家受益。及时传达学校设备共享、资产盘活和报废处置的相关文件精神，让厉行节约的思想深入人心；结合学院内部会议、专项检查等时机，宣传调剂设备的成功案例，有针对性地收集老师们的设备需求，做到心中有数。
二是坚持厉行节约，严格审核设备报废申请，所有待报废设备都要先考虑调剂需求。2023年10月，学院实验教学中心因课程变更，原来的教学实验设备整体更新，有55台旧实验桌闲置，少部分桌面和桌腿损坏变形，大部分经维修后尚有使用功能。古老师积极向可能有需求的老师推荐，先后在学院内部成功留用旧实验桌11台。主动争取实设处的工作支持，通过设备管理员工作群向全校院系发布调剂需求，机械学院和能源学院成功接收了31台；76%的闲置实验桌实现了旧物再利用，较好地提高了设备使用效益，实设处在全校设备管理员工作群提出表扬。
三是设立闲置设备和待报废设备暂存仓库，防止老旧设备占用宝贵的实验空间，同时，结合工作任务，定期到各楼栋巡检，对占用过道、消防通道的废旧设备及时搬运到暂存间存放，消除安全隐患。比如疫情期间的一次紧急搬运，设备分散在东西校区的7个楼栋，古老师一方面使用在线表格统计报废设备的存放地和联系人，另一方面通知相关课题组将登记的易搬运设备搬到楼栋门口，仅用了1个小时一次性清理设备155台件，工作时长较以往缩短一半以上。
多措并举推共享，主动服务成效佳
大型设备的开放共享涉及体制、机制、人、财、物、空间等多方面，具有交叉性、综合性和被动性等特点，是设备管理中的“高峰工作”。
电气学院高度重视大仪开放共享工作，成立了学院“实设办”作为工作专班。每年就大仪如何提高使用效益开展专题研讨会，古晓艳老师作为实设办的一员，主动深入师生开展访谈调研，听取师生意见建议，积极为大仪开放共享工作献计献策。近两年，先后走访院系课题组40余次，收集整理意见建议15条，形成“电气学院大型仪器设备开放共享常见问题及解答”，印制分发各系所的开放共享宣传手册超过500套。为了提升专业能力，古老师全面学习相关政策法规，每年结合工作交流进行政策宣讲和业务答疑，并专门为师生制作服务指南，获得了院系师生的一致好评。采取请进来与走出去相结合的办法，积极参加全校组织的业务培训，主动到先进单位参观见学，不断提升做好本职工作的专业水平。目前，已有350余台仪器设备纳入学院开放共享平台，2021年，电气学院被学校评为国有资产绩效考核“优秀单位”。2018年至2023年，年平均机时数从900小时增长到1420小时，服务收入从18万元增长到200万元，增长率分别达到57%和1011%。连续五年获评大型设备管理（效益）考核“优秀单位”，24台次机组获评“优秀设备机组”。
高校的资产管理工作责任重大、使命光荣。古晓艳老师作为学院的资产管理员，常思岗位之责，常问贡献之效。她常说的一句话是：“我总是争取每天努力前进一小步，为学院师生做好服务。希望可以提升资产管理水平，做一个有温度、高效率的资产管理员！”
（电气学院供稿）
