《高效能人士的七个习惯》的实践

高  晖

    最近几年，阅读过多部管理学方面的书籍，所传达的思想多有千秋，但是大浪淘沙之后，仍然力荐这本Stephen R. Covey所著的几乎是美国企业界和政府管理部门的“圣经”：《高效能人士的七个习惯》，关于这本个人成长和管理的经典，我一度认为是一本假大空的成功学而与之错过，在实社处建设书香部处的活动中真正认真阅读后才发觉这本书的对人生的见解的可贵，经过不断的反省和思考，并在工作和生活中付诸实践后受益匪浅。

第一个习惯：积极主动

    积极主动，是一个人从依赖期走向独立期，最重要的一个习惯，就是不把责任推给命运、基因、环境，积极掌握主动性，用“选择的自由”，对自己以及承担的工作负全责。

    如何运用“积极主动”获得主动权？在工作中除了运用在刺激和回应之间，给自己思考的时间以及用积极的语言替代消极的语言这两个基本方法外，着重践行减小关注圈，扩大影响圈。以我目前主管的设备验收建账终审为例，设备管理的规章制度、采购、财务及国资部门的相关政策、现行的设备管理系统、单位资产管理员、设备建账人员都与我所从事的工作息息相关，这是“关注圈”。但关注圈中有些事，是我无法影响的。比如设备管理系统的不完善，比如相关办事人员的不专业、不规范、反复出错。关注圈中，那些你可以影响和控制的小圈，叫做“影响圈”。怎么才能积极主动？把时间和精力，专注在影响圈上。我不能马上对设备管理系统的流程进行重构，但是我可以把设备建账中常发生的错误进行归纳总结，将系统中不够完善、不够人性化的问题整理成文档，作为信息化建设需求提出修改意见，即便是一次小的改动也能起到提高建账效率的作用。比如针对用户上传的图片不完整的情况，把必须的设备实物全貌照片（去纸盒）、现场安装照片以及铭牌照拆分成几个必填项，不分别上传就无法提交，这样就从根本上避免了图片漏传的情况，保证了设备信息的完备性；我不能阻止办事人员的出错，但是我可以以自己的专业能力总结出审核过程中遇到的问题进行网上培训并分享到设备管理群，降低出错率，增加客户满意度，同时对于屡次犯同样的错误，频频驳回返工的相关院系在《仪器设备管理工作简报》定期进行通报。

    总之，在工作中接受你不能改变的，然后去改变你能改变的，把所有的精力都放在那些你能够改变的事情上，积极地寻找解决方案。

第二个习惯：以终为始

    做计划时，先拟出愿景和目标，以此塑造未来。

    想象一下，你受命去盖一栋大楼。你怎么开始？兄弟们，跟我上！干起来再说！这显然是不行的。盖大楼，一定要先设计：主体设计、外墙设计、景观设计、室内设计。你喜欢吗？喜欢？好，然后，开始出建筑施工图、结构施工图、设备施工图。最后，图纸拿去，开干。

    你心中一定要有那个“终”，你才知道应该怎么“始”。这就是：以终为始。你要先通过基于心智的第一次创造设计出大楼，也就是那个“终”，然后才能通过基于实际的第二次创造，从“始”出发，建造出大楼。

第一次创造的终，是第二次创造的始。这就是以终为始。

    在工作中我着重从以下三个方面入手养成“以终为始”的习惯。

    首先，一定要确定目标。

    设备验收建账不再仅仅是报账前的一个中间环节，只满足于金额数量的正确，而是设备资产的全生命周期管理过程中的重要环节，不仅是全校设备资产数据库的信息来源，作为资金支付的最后环节，也是维护和保障学校利益的关键环节。在大数据时代，数据称为新的石油，设备管理系统里的每一条录入的信息也将成为学校仪器设备管理最重要的基础数据来源，其获取、储存、搜索、共享、分析，乃至可视化地呈现将为学校发展提供极为重要的依据。

    然后，要确定一些基本的原则。

    通过对建账业务进行解构， 用户每提交一单建账业务需要填写的文字信息有40个，图片信息8个以上，验收单签字部分4个以上。关键审核信息是业务号、发票号、品名、数量、单价、型号、规格、供应商、国际分类号、分类号、合同号、生产厂家、出厂号、存放地点等14个文字信息，8个图片信息，以及签字盖章部分，还要审核是否经过集中采购以及办公设备是否符合配置标准，要保证以上每个建账的关键信息准确无误，保证全校设备资产数据库的真实有效，同时也能经得起各级相关部门的审计及核查。

    第三，计划。

    针对目前学校设备建账的现状，为了提高建账效率，减少无效重复的工作，提高用户体验感，拟从以下几个方面改进。

    1、对现有设备管理系统进行流程再造；

    2、优化审批流程，对目前的上传的验收单实行无纸化管理，用电子签章代替传统的签字，实行电子化审批；

    3、协助推进移动端优化，移动应用的消息推送及任务审核功能实现了跨越空间的移动办公, 能大大提高各业务的流转速度, 业务办理更顺畅；

    4、逐步实行设备建账的自助服务。

第三个习惯：要事第一

    目前全校单价10万元以下的普通设备建账仅由我一个人负责， 从2019年6月26日至2021年9月17日，单价10万元以下的普通设备共建账17768笔，日均审核业务60笔。最高峰单日审核224笔，为保证用户提交的建账都能在当天审核完毕，始终在和时间赛跑，在忙碌及一种时不我待的责任感中不断前行，因为一直在处理“重要且紧急”的事情，属于典型的“救火队员”型的管理者。重要，所以不能不做；紧急，所以必须现在做。迫在眉睫、兵临城下，解决这个问题的关键，是减少“重要且紧急”的事情，专注于重要（但还不紧急）的事情，在它慢慢变得紧急之前完成它，这就是“要事第一”。

    在以后的工作中，虽然“重要，并且紧急”仍将是工作的主流，但要有意识地主动戒掉一切“不重要、也不紧急”的事。拒绝大部分“紧急，但不重要”的事，这样就可以把更多的时间花在“重要，但不紧急”的事上，比如持续的读书与思考，在先进理念和方法指导下与时俱进，寻求新的解决方案；定期与资产管理员沟通，了解用户需求；将设备论证采购及建账要求、注意事项以及容易出错的问题整理成电子文档、宣传册发放到院系，特别在每年全校新进员工培训时主动及时提供给新进员工。

第四个习惯：双赢思维。

    基于互敬，寻求互惠的思考框架与共同的价值，原则上用户和我们在价值上没有冲突，但各自的需求侧重点不一致，用户需要尽快完成建账手续，但我们同时更关注过程的规范性和数据的准确性，需要用户协助提供准确的信息。因此，在审核过程中，一旦有比较复杂的需要修改和驳回的情况，都会主动与用户沟通、解释，提供修改意见。

第五个习惯：知彼解己。

    知彼解己，就是先去理解别人，然后再寻求被别人理解。理解别人，是重要的态度，聆听别人，是重要的技能。真正的聆听要做到：第一，戒掉“自传式回应”；第二，用耳朵听，用眼睛看，用心理解；第三，移情聆听。

    设备验收建账是设备资产的全生命周期管理过程中的作为资金支付的最后环节，之前论证，采购（包括进口免税）等环节中不规范的地方都会在建账中集中体现出来，如果碰到这种情况，就会站在用户的角度上，想用户所想，急用户所急，在不违反原则的基础上，提供有效的解决方案。

第六个习惯：统合综效。

    统合综效，就是通过创造性合作，实现整体大于部分之和。秉持双赢思维，运用知彼解己的习惯，才能产生统合综效的成果。

    首先，尊重差异，感激多样性；然后，积极寻求合作；最后，找到共享的目标，通过创造性的合作，发现1+1>3的第三方案。

    比如，在新冠疫情期间，我校分两批次从华中数控公司购买了82台热成像式红外人体测温仪，涉及到31个单位，发票数量为八张，虽然购买是总务处牵头，但建帐必须由设备所在单位分别提交。最初每个单位分别提交建账申请时，发票号码混乱不清，导致与财务系统无法对接，合同也无法一一对应，为此多次与供货商及单位资产管理员沟通，一起整理出对应到每个单位的建账合同和发票的整体清单，再分别发放到相应的单位资产管理员上传到系统，确保建账时既无遗漏又不重复，准确规范，经得起任何审计核查。

第七个习惯：不断更新。

    习惯，无法通过瞬间获得，需要通过“时间律“不断训练，持续积累。

    不断更新，就是通过身体、智力、精神、和社会/情感四个方面的不断训练，磨砺前面六个习惯，把优秀变成一种习惯。

    以上习惯的养成，最重要的是“思维转换”：积极主动，把思维转换为：我可以对我的行为和选择负全责；以终为始（Begin with the End in Mind），把思维转换为：我可以在采取行动之前，先用心智创造结果；要事第一，把思维转换为：我可以让更重要的事，永远不为次重要的事让路，而双赢思维、知彼解己、统合综效这三个习惯则是从独立走向互赖。这些习惯，是技能，甚至是态度，仍需要不断刻意、甚至刻苦地练习、感悟。