茶话会的排练趣事

曾小凡

背景介绍：

    华中科技大学是教育部直属重点综合性大学，是国家“211工程”重点建设和“985工程”建设高校之一，是首批“双一流”建设高校。校园占地7000余亩，园内树木葱茏，碧草如茵，绿化覆盖率72%。学校人才济济，不仅教学质量一流，而且科研氛围浓厚，学校的高精尖设备资源非常丰富。目前我校在账设备原值近66亿元，约28万台套。

    学校实验室与设备管理处（以下简称实设处）负责全校的仪器设备管理工作（主管科室为设备及进口管理科），主要包括学校仪器设备类固定资产的全生命周期管理，全校大型仪器设备的购置论证、验收及使用效益评价，全校实验室材料的验收管理，办理进口科教用品的减免税及其后期监管等工作。

    在李震彪处长的领导下，杨向东副处长分管设备管理工作，郑汉雄处长助理着重分管进口免税工作。设备及进口管理科的成员按照设备管理周期流程有：郑建武（大仪预算计划、申购论证），胡艳涛（进口免税业务），高晖（设备建账终审），邵燮（大仪验收建账），曾小凡（考核评价），余凯（报废处置），赵娜（信息化建设）。此外，华中科技大学同济校区的两位设备管理人员为：刘卫东（进口免税），杜涛（验收建账及处置）。

故事正文：

    每到年底，实设处内会组织一次茶话会，各个科室不仅要说说工作上的成效和展望，还要出与本职工作相关的表演项目。实设处藏龙卧虎，有“金牌相声搭档”，有“粤语歌神”，有“武林高手”，都会在茶话会上一展风采。因此，大家对茶话会都非常期待。

    今年的茶话会很快就将到来，各个科室都在如火如荼的准备。设备及进口管理科也不例外，今年科室打算出一个“三句半”，把每人工作都编成三句半，到时候全体成员齐刷刷上阵，宛若群口相声，想来效果应该不错！

    这不，今天下午下班后，科室要全员正式排练一次，大家都摩拳擦掌，跃跃欲试。

（一）审查大仪申购，就如同做一个侦探

    这次“三句半”的出场顺序是按照设备管理周期定的，大家带着兴奋的神情看向第一位要出场的：主要负责大仪申购论证的郑建武老师。他常说，否决一个不必要的购置，就像侦破一起案子，因此自诩“郑警官”。

    近几年，为促进设备资源优化配置、高效利用，实设处团队不断探索和开拓大仪申购论证新模式。一方面，创新推行“全校集中论证模式”。实设处会同发规处、财务处及采购中心等相关部门建立“论证-预算-采购”上下游联动机制，严格执行大仪预算源头管控，采取“院系先论证、学校后论证”的集中论证模式，论证通过的大仪入选学校“准购设备库”并实行滚动管理机制。如2020年，全校共35个单位集中申购1231台套大仪，经学校集中论证通过1018台套，驳回213台套，核减数量占比17.3%（核减预算占比13.5%），在严控非必要设备增量上取得实效。另一方面，针对确属于科研急需的大仪申购，实设处积极贯彻落实国务院关于科技领域“放管服”改革要求，想师生之所想，急师生之所急，采取“特事特办、随到随办”的分散论证模式，尽可能缩短科研急需设备购置周期，努力确保重要科研任务不受影响。

    郑警官自主管这项工作以来，优化集中论证、严控大仪增量，取得明显实效，自然是颇有心得。只见他面带微笑，不慌不忙念出：

申购论证很重要

源头管控需做好

集中论证不能少

买好！

    “棒！”大家不免齐声喝彩，因为这几句话凝练了大仪论证的思路和方法，确实厉害。

（二）设备漂洋过海，要让它旅途顺利又安全

    下一位轮到胡艳涛老师，主要负责进口免税业务。他是军人出身，率直而严谨，人称“胡团长”。

    近3年，我校平均每年新增设备资产5.65亿元，其中免税进口设备资产2.37亿元，占比达42%；平均每年新增免税进口设备487台套，免税金额为4000多万元。面对免税进口业务参与单位多、程序复杂、涉及面广的特点，免税进口设备管理团队不断完善修订管理制度、梳理优化业务流程，着力有效缩短进口免税业务办理周期，实现全程在线智能管理，确保资金安全、设备安全、监管安全，并获得院系和办理人员的普遍好评。

    胡团长自接手进口免税工作以来，一直兢兢业业、务实笃行，使进口免税管理工作越来越规范、高效。果然是军人出身，他的三句半中气十足：

进口免税有点繁

九手联弹可圆满

主动服务做在前

好办！

    “厉害！”原来胡团长能文能武！

（三）对待设备验收建账，如穿绣花针练眼力

    第三位是主营日常验收建账的——高晖老师，因建账审核快又准，大家都称她“鹰眼高”。

    高老师主要负责单价10万元以下的设备建账终审。看起来只是审核简单的验收建账信息，但日复一日的重复、琐碎，且需要耐心和细心，遇到问题还要及时、精准反馈，工作量很大。以2019年6月26日至2020年1月6日为例，单价10万元以下的普通设备共建账5045笔，形成固定资产13862台件，总原值近1.7亿元。在85个有效工作日内，日均审核约60笔业务、163台件，最高峰单日审核116笔。

    为减少设备管理中重复低效的人工，实设处一直致力于探索先进的信息化手段。2017年，实设处在国内首创“设备管理自助综合服务终端”，实现了365天*24小时自助服务，提供个人及全校设备查询、各类业务凭单打印等多项自助服务功能，“让信息多跑路，让师生少跑路”、“人不见面、业务照办”，极大地方便了师生管理、使用仪器设备，显著提高了工作效率。目前为止，全校投放多台自助终端，分别放置在主校区大学生活动中心 A 座一楼大厅、主校区师生服务中心、东校区生命科学与技术学院、东校区新光电国家研究中心大楼 C 区五楼北侧、电气大楼三楼、同济医学院校区基础医学院二号教学楼一楼大厅、同济医学院师生服务中心。

    有先进的信息手段支撑、有丰富的审核经验在手，高老师微微一笑，淡定说道：

验收建账似简单

各个框框扫一眼

实则费心又费脑

细验！

    “妙！”听她念完三句半，大家会心一笑，因为她工作正是如此，认真又仔细。

（四）现场验收很重要，驰骋奔波不觉苦

    接下来是主要负责大仪（单价10万元及以上）验收建账和实验室材料验收管理的——邵燮老师。由于大仪和实验室材料达到一定金额标准都要去现场验收，因此他常常奔波于校院各个角落，可谓日行千里，大家送他昵称“千里马邵”。

    实验室材料类物质管理在高校资产日常管理中也非常作用。我校从实际出发，打破管理壁垒，加强低值易耗品和材料的信息化管理。组织上，构建“学校–学院–实验室”三级管理体系、归口到学校职能部门并培养专职管理人员；制度上，制定成本效益兼顾的“实验室材料类物资管理办法”；技术上，开发与采购、财务不同信息系统相联通的信息管理平台。通过信息化管理模式，连接起学校行政审批、实验室管理、经销商管理与采购助手、财务管理信息系统的无缝对接，实现实验室材料类物资的一键购买和全生命周期管理。

    千里马邵也许因为经常奔波于院系，身形偏瘦。他平时话不多，但做事踏实，勤勤恳恳，即使院系安排在节假日或周末现场验收，他也从不推辞。此时看到同事们等着他，他略显紧张地推推眼镜，清清嗓子，念道：

大仪建账不老少

经常还往院系跑

多方信息仔细瞧

建好！

    “形象！”朴实的话语完全反映了这项工作，一如他本人。

（五）搭建平台，让仪器不遗余力地开放共享

    大仪验收建账完毕，就到了使用阶段。轮到负责大仪共享和考核评价的曾小凡老师了，因为要经常评价哪些仪器用的好、为什么用的好，她自认为是“曾考官”。

    2020年11月23日，科技部、财政部联合发布《关于发布2020年中央级高校和科研院所等单位重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享评价考核结果的通知》（国科办基〔2020〕103号），公布了全国25个部门356家单位的年度考核结果，我校连续第三年获评优秀、荣获高校第一并实现“三连冠”。

    这项殊荣，既是上级部门对近年来我校工作实绩的肯定，同时也是对我校今后工作的激励。近几年，在学校党委和行政的正确领导下，在分管校长的直接领导、亲自部署下，实设处以“功成不必在我”的精神和“功成必定有我”的担当，与科发院等相关部门和全校各院系齐心协力，不断开拓创新，按照“严控增量、盘活存量、提升质量”的思路，探索形成大仪开放共享“1-5-5管理模式”（即1项认识、5项保障、5项措施），通过抓住预算与队伍两条主线、优化资源集约化管理机制、强化校院实体化共享平台建设等多种举措，统筹兼顾，积极推进学校大仪开放共享工作，为促进学校健康、可持续、内涵式发展做出了贡献。

    为推进全校大仪共享管理工作再上新台阶，实设处团队对全校各单位的设备体量、共享现状、历年考核成绩及短板弱项做了全面深入的梳理分析，并结合各单位实际情况提出针对性改进建议，按“一院一策”形成《日就月将 精进致远——华中科技大学大仪共享工作汇编》并发放各单位，助力各单位做好大仪共享工作、提升全校整体水平。

    曾考官明白，要持续做好大仪共享，道阻且长，但行则将至。因此，她用轻松但坚定的语气说：

考核评价年年有

开放共享不自留

共享平台建起来

不愁！

    “确实！”建好单位的共享平台，设备有余力就对外共享，学校的仪器资源肯定能充分利用。

（六）物尽其用，是每一台设备的心愿

    全生命设备管理周期中的最后一个环节——设备处置（调剂、报废等）由余凯老师负责。因每年年底他会布置设备清查盘点的任务，刚好在圣诞节期间，因而得了个称号“圣诞余”。

    按照教育部和我校国资处置规定，设备报废的流程有15个环节，包括：1领用人申请、2单位管理员初审、3全校调剂公示、4专家鉴定、5院系审核、6实设处审核、7国资办审核、8校史馆审核、9扶贫办审核、10分管校长审核、11学校会议审批、11报教育部备案、12报废设备清点与集中暂存、13下账、14竞价、15转运等。老旧设备报废出口不畅、周期长，是设备资产管理的瓶颈头疼问题之一。

    为解决这个难题，近几年实设处一直不懈努力，积极作为，做到既规范管理，又提高效率。通过采取集中报废审批、清单竞价、建立责任回溯登记制度、增加上门服务频次等措施，提高报废设备处置时效，2020年处置报废设备11068台（套），原值1.38亿元。

    圣诞余可是实设处的大才子，不仅在工作中勤于思考、善于实践，而且文笔出色、五步成诗，这个三句半可难不倒他。他望向大家，笑着说：

年底资产要盘点

账实相符是关键

报废处置不拖延

无患！

    “不愧是才子！”简约而不简单的几句话，点出了他本职工作的本质。

（七）科技日新月异，信息化建设在路上

    “你们都说得很好，可轮到我了！”负责信息化建设的赵娜老师笑着说。赵老师主要管理设备及进口管理科的3个业务信息系统，以及与其他部门不同业务系统的对接，手中近一打信息化项目合同待完成，可谓“项目经理赵”。

    为了实现“让数据说话，用数据决策，靠数据管理”，以数据赋能驱动管理服务效能提升，实设处团队结合学校实际，按照“一切业务数据化，一切数据业务化”的理念，积极推进全校设备管理信息化系统建设。比如，密切关注5G技术、物联网、大数据及人工智能等新技术的发展动态，与开发公司及专业人士积极研讨如何应用到实际管理工作中。

    目前，在学校网信办、网络中心等相关部门的大力支持下，实设处正在组织对设备管理系统、进口管理系统和大仪管理系统的升级完善，并同步推进与采购、财务、国资等部门不同信息化系统的智能对接，以期实现设备全生命周期动态智能管理。

    经理赵是从副教授转岗到实设处的，她带着研究学者的范儿朗声念出：

设备管理信息化

每个环节都要抓

与时俱进促提效

有法！

    “哇，顶级CEO！”大家都夸道。

（八）有牛牛组合，同济业务不愁

    华中科技大学在同济校区有一个分部——同济医学院，实设处在那派驻了两位管理员——刘卫东老师（主要负责进口免税业务）和杜涛老师（主要负责设备管理）。他俩为人踏实，一起搭档多年十分融洽，大家都说是“牛牛组合”。

    华中科技大学同济医学院是我国现代医学教育的发源地之一，现有基础医学院、公共卫生学院、药学院、医药卫生管理学院、护理学院、法医学系、生殖健康研究所、口腔医学院以及11所临床学院。设备管理的业务也非常庞大，以2020年为例，同济校区办理进口合同37份，价值315.55万美元，约合人民币2048.28万元，减免税款389.17万元。2020年完成设备验收建账共计 1389笔，设备1918台件，合计4178万元。报废2567台套,合计3768万元；组织10万元以上大型进口设备论证40份，合计3185万元。这些都只是他们的小部分工作，因为刘卫东老师还负责同济校区实验室安全管理，杜涛老师还负责同济校区实验室建设的相关工作，所以两人的业务能力相当在线，被称为“牛牛组合”名副其实。

    “你们都太强了，不仅业务能力高，还才华横溢，把工作特点说的那么准确，我们两位只能表态了。”牛牛组合谦虚地说。他俩不仅是同济医学院设备管理工作的“顶梁柱”，也是处内的“春晚台柱子”，颇受大家喜欢。现在，他俩又说相声似的说道：

同济业务多又杂

有了牛牛不会差

勤于学习找方法

谁怕！

    “好呀！今年单位的春晚就你们承包了！”大家都被牛牛组合一板一眼却又充满幽默感的语气逗乐了。

（九）卓越工作，求变求好求创新

    “大家都蛮不错！我呢，也想了几句，大家听听怎么样。”从事进口免税工作二十多年的郑汉雄处长助理低调地说。分管进口免税的处长助理——郑汉雄老师，已在实设处工作多年，勤勤恳恳，经验丰富，因名字中有个“雄”，被亲切称为“熊大处助”。

    听他这么一说，大家都立马安静、认真的听着，因为他为人谦逊、经验丰富，肯定出口不凡。熊大处助不紧不慢地说来：

进口设备监管严

加强培训多调研

完善制度来把关

规范！

    “太厉害了！这是在教我们经验和方法啊！”大家投向熊大处助的眼神中充满了敬佩！

    分管设备管理的实设处副处长——杨向东老师，思路敏捷，管理才能极高，是公认的“领头羊”。

    他认真听着科室每位成员的三句半，想着同事们平时履职尽责，扎实做好设备资产日常管理，持续做好进口业务全过程监管，有效推动大仪共享管理再创佳绩，以信息化助推设备资产管理科学化、精细化，不禁高兴地肯定道：“大家的三句半真不错！同志们不容易，平时工作都很忙，还抓紧时间学习，工作又能出成效、亮点，给你们点赞，大家辛苦啦！”

    “谢谢您对大家的鼓励！接下来就是您哦！”曾考官笑着说。

    “没问题！”领头羊说道。当然没问题，他的文采十分了得，不说区区三句半，就是三十句半也不在话下。

    他略微清一下嗓子，干脆说出：

设备管理全周期

量多面广无巨细

多措并举放管服

努力！

    “好！太到位啦！”众人不禁齐声称赞。

    这时，会议室忽然走进来李震彪处长，他笑着说：“你们气氛这么热烈，都吸引我进来看看了！”大家给他解释了缘由，就趁着这个劲头请李处长也来一首三句半。

    李震彪处长，既是实验室、安全与设备工作方面的管理大师，还是电气与电子工程学院教授、博导，湖北省高校实验室工作研究会副理事长兼秘书长。他说自己是靠理工专业谋生，用人文社科养生，倡导“卓越工作，诗意生活”，追求“活的有趣”，重视学习型研究型团队文化建设。李处长博览群书，才高八斗，所带领的实设处职员也纷纷向学，因人人能“出口成章”而被人戏称“诗社处”。

    李处长看大家兴致这么高，略加思索，就笑着说：“那我给你们加加油！”只听他洪亮的嗓音响起：

工作求卓越

思维要活跃

学习不松懈

超越！

   “太妙了！”众人纷纷鼓掌，并邀请李处长在年底茶话会上也能“友情加盟”。

    看来，今年的茶话会肯定很精彩！