深耕细作勤钻研 奋楫笃行出实效
——小记近两年免税进口工作的实践与探索
设备及进口管理科 胡艳涛
学校大型贵重进口设备的购置，存在诸多风险和难点，包括大额资金使用风险、预算资金执行率落后被收走、采购周期长等问题。如何最大限度规避风险，优质服务，是需要探讨的迫切问题。近两年，在处领导带领下，对我校科教用品办理免税进口业务进行深入研究，详细分析了免税进口工作特点、难点及影响免税进口办理效率的因素，进而针对这些难点及问题，积极寻找解决之道并实践，着重在夯实制度基础、规范进口材料、优化办事流程、更新智能系统、加强日常监管、提升业务能力上下功夫，取得了一定实效。同时，在保证资金安全和设备安全的前提下，积极探索精准对接不同信息化系统，以期进一步提高免税进口工作效率。
一、免税进口工作的特点与难点
1.免税进口设备数量多、金额大
近3年，我校平均每年新增设备资产5.65亿元，其中免税进口设备资产2.37亿元，占比达42%；平均每年新增免税进口设备487台套，免税金额为3600多万元。由于数量多、金额大，容易产生合同纠纷。
2.免税进口工作参与单位多、协调难度大
每台免税进口设备的采购完成，需要校内用户（院系教师）、校内采购与招标中心、校内实验室与设备管理处、校内财务处、外贸代理公司、中标供应商、外国供货商、中国商务部、外国商务部、中国海关、中国商检等11个单位或部门联手办理，任何一方的工作出现瑕疵、衔接不紧密就会导致审批拖延、周期延长，在时间耽误上短则一周一个月，长则半年或一年。
3.免税进口程序环节多、周期长
每台设备办理免税进口需要经过4大步骤23个环节，每个环节都需要一定的时间，且影响时间长短的不确定因素多。比如外贸合同的签定环节，由于某些境外供货商的合同审计过程复杂，地域上又常有较大的分隔，有时需较长时间才能签定外贸合同，而外贸合同又是申请免税的必需材料，因而会影响业务办理的总体时间。再比如境外供货商的交货环节，交货期在进口业务的总时间中占据较大比例，是影响进口周期的重要因素。如果境外供货商库存充足、管理良好，一般交货期只需两周内。但若因管理或库存原因造成延期交货，则会极大的影响进口业务的总时间。
4.免税进口办理所需材料多、要求高
每台设备办理免税进口业务，需要四方签订3个合同（供货合同、委托代理合同、外贸合同），审核审批涉及12种文件材料方可安全圆满完成。比如：如实描述设备的工作原理及用途是免税申请成功的关键，在实际操作中会出现合同上设备名称与彩页设备名称存在差异等情况，致使免税办理人员错误归类或无法确定商品归类。又比如：供货合同、委托代理合同、外贸合同的设备名称或型号误写，与生产厂家实际名称或型号有差异，就会影响减免税以及到货时间，如某学院进口传感器，由于英文名称中一个单词多写了一个字母，海关查验发现申报中英文名称与实物不符，造成货物滞留机场不能清关。其他诸如设备原产国信息变更、到货港信息变更、库存不足导致的分批次装运、分批次到货等各种突发情况都会导致已经办理好的免表无效，需要申请作修改或直接退回重办。
5.免税进口设备采购中预付数量多、风险大
我校《进口设备财务结算管理办法》中要求，信用证付款方式为货后付款，但为了及时支付经费避免被收回或设备到货后无经费支付，大部分用户都选择货前预付款，从而增加了风险概率。据统计：2019年全校共办理481个合同，其中采用预付款方式的合同356个（占比74%），信用证付款方式的合同87个（占比18%），货到付款方式的合同38个（占比8%）。预付款方式中，用户通过外贸代理公司将货款支付给国外生产商，一旦发生意外情况（特别是当前新冠肺炎疫情对生产厂家有较大的影响）可能需要申请退款或退货，可控性差、管理难度大。预付款的合同越多，存在的安全风险概率就越高。
6.部分院系用户办理人员不固定，业务不熟练
各个院系无专职进口设备管理人员，部分院系、科研团队、课题组1到2年甚至几年才采购1台进口设备，因而办理免税进口业务的人员不固定，多为申购人、科研秘书、学生等人员。这些单个用户办理免税业务相对数量少，而间隔时间长，所以每次办理都要重新学习进口免税的制度、流程，而进口业务相对比较复杂，各种资料准备要求高，需要注意的事项也比较多，在实际操作过程中容易出现各种纰漏，比如：办理流程衔接不紧甚至脱节、本来可以同一批次准备的资料变为分多次准备、供货合同拟定反复修改，审核中多次驳回等等问题，不仅办理人员苦不堪言，而且增加了免税进口的工作量、延长了办理周期。
二、免税进口工作的积极举措与成效
面对免税进口业务参与单位多、程序复杂、涉及面广的问题，怎样做好全方位指导、协调、督促、管理，实现各环节之间的无缝对接？如何缩短周期，实现全程在线管理、提高效率，确保资金安全、设备安全、监管安全？近两年，免税进口设备管理团队按照“理清流程、高效办理、全程监管、保障安全”的思路，通过完善制度、规范文档、优化流程、更新系统、加强培训、定期核查等多种举措，积极推进免税进口工作的规范化、高效化、智能化管理。
1.完善制度、夯实基础，浇筑进口业务管理的坚实基座
制度是持续发展的坚实基础，是挖掘潜力、发挥效能的根本保证。在处领导的指导下，免税进口设备管理团队根据国家相关规定和海关规章制度，结合学校实际修订完善了《华中科技大学进口科教用品管理办法》，修订了《进口委托代理合同管理细则》，配合财务处修订了《进口设备财务结算管理办法》（目前，文件审批过程中，但实际操作在试运行过程中）。
制度完善后，指导性更强、效率更高。比如：通过修订《进口设备财务结算管理办法》，将学校原信用证付款方式由外贸公司垫支开证、用户货到付款，改为用户凭银行信用证单据付款；将原来的货款由用户分几批次支付，改为一次支付，解决了用户经费及时支付避免经费被收或设备到货后无经费支付等问题，从而减少了预付风险，也减少了学校进口设备付款中存在的资金安全、合同纠纷和学校信誉受损风险。
2.规范文档、梳理档案，保证业务文件准确且存档完整
免税进口工作程序复杂、所需文件材料多、标准要求高。对免税进口业务涉及的相关文档和材料进行了分类梳理和规范：
一是工作指南类，包括《华中科技大学免税进口科教用品办理工作指南》《科教用品免税进口工作手册》《华中科技大学免税进口科教用品业务全流程环节概览》《免税进口科教用品全流程各环节办理时限一览》《设备进口业务常见问题问答》《免税进口常见疏漏错误案例》，以及《设备管理工作简报》中的常见问题整理。
二是过程办理类，包括《华中科技大学进口科教用品申请表》《使用承诺书》《科教用品用途说明》《华中科技大学免税科教用品验收报告》；修订《供货合同》、新拟定《进口委托代理合同》模板，规范合同内容，进一步明确双方责任，不仅提高审核合同效率、质量，而且防止因合同纠纷引起被动。
三是存档文件类，整理2016年以来的进口设备档案2489份，并按年份进行编号、登记、存放，防止丢失、便于查找，且存档完整。在建档初期，创立进口设备“六栏管理”法，并将其与《进口科教用品管理系统》相结合进行人工电脑整理编号登记。目前，已实现业务系统自动编号、登记，且信息资料齐全，并将档案号、委托代理合同号设为一致，既减少了工作量，又提高了准确度和工作效率。
3.优化流程、提高效率，缩短免税进口业务办理周期
免税进口设备管理团队组织设备进口业务研讨，对各环节的办理进行全面规范管理，将业务流程优化为23个环节，明确了每个环节的责任人，分析了每个环节需要注意的问题，确定了每个环节和全流程正常办理时限。其中，对学校可控的免税进口环节流程由串行改为并行，充分节约执行时间。对免税进口工作流程的优化主要包括：
一是将“设备用途说明”提交、审核方法进行了调整。由原来用户提交实设处修改完成再交外贸代理公司审核，改为：由用户直接上传外贸公司审核（我校办理免税手续均由外贸公司向海关申办），减少了中间环节和用户修改用途说明的重复性工作。
二是对拟定“供货合同”的流程进行了优化。由用户在原《进口设备管理系统》中草拟供货合同、供货商在系统中确认后实设处审核，改为：用户与供货商协商好合同条款及内容后，由用户在新《进口科教用品管理系统》中草拟供货合同实设处再审核，减少了供货商登录系统审核的环节，同时提高了拟定供货合同的正确率，从而提高了工作效率。
三是让系统在线办理代替人员跑路。由原来外贸公司到实设处取供货合同后签订委托代理协议和外贸合同，改为：用户在新《进口科教用品管理系统》中上传供货合同，外贸公司在系统中下载供货合同后签订委托代理协议和外贸合同，减少了外贸公司人员到学校取合同的环节，提高了工作效率。
四是改业务串行为并行。以往每笔免税进口业务完成全部流程，外贸公司办理合同、免税资料等需进学校4-5次，通过拟定《外贸委托代理合同》模版，结合外贸公司实际，在学校可控的免税进口环节流程由串行改为并行，优化流程后外贸代理公司只需进学校2-3次。
4.更新系统、智能监管，打造免税进口业务全流程跟进管理
积极推动更新《进口科教用品管理系统》，实现了进口业务全流程线上跟进管理，进一步完善了信息化管理服务手段，建立了免税进口设备工作中主要责任人（学校用户、实设处人员和外贸代理公司）高效联动机制。
新《进口科教用品管理系统》具有业务消息提醒、业务审批、在线竞价、项目进度滞后预警、查询进度、电子档案、微校园对接、考核评价、手机终端等功能。系统可对免税进口工作实现全流程智能管理，每一个流程环节前系统会自动提醒责任人，如果责任人未按时完成进度滞后，系统会给予红灯提示以及逾期时间提醒。每一笔免税进口业务完成后系统都会对外贸代理公司进行考核评价打分，形成一套完整的免税进口设备的电子档案。
系统管理员可查看、修改、督办每单合同的执行情况，确认环节进度，协调并确认变更意见，督促各环节的推进，并通过系统的交流平台功能控制合同的进程。外贸公司可全面了解本公司每个业务员、每份外贸合同及各环节的执行进展情况，并根据系统的提醒、督办功能按时完成各项工作。用户老师可以通过系统了解进口科教用品免税业务办理的进展情况。
5.线上线下、加强培训，提升免税进口管理队伍业务能力
针对院系无专职进口设备管理人员，办理人员不固定，单个用户办理免税业务数量少，进口业务不熟悉、流程不清楚等情况，通过各种渠道、组织多种形式进行培训，并采取多种方式进行深入的探讨、互动、答疑、考核，全面提升进口管理队伍业务能力。
一是组织专题培训。在业务有较大更新时，组织大范围的培训，比如新系统更新上线后，通过腾讯视频会议组织了全校进口业务培训。
二是不定期上门精准培训。每个学期不定期到各院系（每学期至少到4-5个院系）上门面对面进行交流、培训。
三是提供办理指南。梳理编印《科教用品免税进口工作手册》，主动发给院系相关人员学习了解；将拟定的《免税进口科教用品办理工作指南》《华中科技大学免税进口科教用品业务全流程环节概览》等上传到实设处网站和业务工作群，供院系老师学习参考。
四是设置首次培训。针对第一次办理进口业务的人员，在个人学习办理指南等业务知识的基础上，根据本人需求进行一对一、面对面交流培训。同时，在系统中设置了进口业务知识培训，通过培训的人员方可进系统办理进口业务，以此促进第一次办理人员加强学习，及时了解掌握相关业务知识，提升办理能力，提高办理效率。
6.把控源头、定期核查，加强免税进口科教用品的管理
从购买源头加强监管。修订《华中科技大学进口科教用品申请表》，让学校用户签订保证书，严格落实免税进口设备只作为本单位教学科研使用等海关监管要求。同时了解购买免税进口设备的经费来源，对于横向经费重点核查，查看合同中仪器设备归属所有权是否为华中科技大学，如权产不属于我校的科教用品不予受理。
对使用过程加强监管。每年不定期对海关监管期内免税进口科教用品的使用管理情况进行抽查，看是否严格遵守海关对免税进口科教产品的规定，有无按要求建账，有无改变设备用途等情况。同时，重点对免税进口的相关配件管理使用情况进行检查（只能作为原设备的配件使用），防止有的老师为了少花钱，办理免税后的配件另行搭建或作它用，违反海关监管要求。
总的来说，近两年通过以上措施，在确保设备安全、监管安全的前提下，显著降低了免税进口业务办理过程中的资金风险，有效缩短了业务办理周期，切实提高了用户的业务能力，得到了校内用户和外贸公司的普遍认可。
三、积极探索、精准对接，提高免税进口工作效率
免税进口作为我处分管业务，是学校用户按照学校采购流程确定所购科教用品的供应商后，办理相关免税进口业务。根据单位职责，设备及进口管理科负责免税进口业务全流程管理，并通过《进口科教用品管理系统》实现全程在线管理。
但是，对一台免税进口仪器设备的全生命周期管理而言，从采购、免税办理，到建帐、报废处置，学校用户需要登录采购系统、进口科教用品管理系统、设备管理系统三个独立系统，而三个系统所需的数据、材料的填写与上传有很多相同之处，造成用户重复操作填写，不仅费时费力，而且容易出现填写不一致引起错误的现象。同时还存在交叉审核、程序不清的问题。
针对此现状，免税进口设备管理团队积极与相关部门沟通协调，正积极推进进口科教用品管理系统与采购系统、设备管理系统的无缝对接，预计下学期初可以全部完成。
对接完成后，三个系统将形成一个“大系统”，进一步规范一台免税进口仪器设备从采购到报废处置的流程，合并简化相关程序，共享相关资料，大大提高工作效率。对接工作主要为：采购系统将用户填写的相关资料（包括项目编号、设备中英文名称、规格型号、数量、单价、制造商、产地、成交供应商、成交总价、币种、付款方式等）推送到进口科教用品管理系统；进口科教用品管理系统将用户填写的基本资料及上传的供货合同、进口委托代理合同、外贸合同、关单、免表、发票等材料推送到设备管理系统；设备管理系统将设备的验收建账信息推送回采购系统。
通过三个系统的智能对接，形成设备采购、建账、使用的全流程闭环在线管理。对接实现后，还可以通过供货合同的推送，将线下审核变为线上审核，既减少用户的工作量，也提高工作效率和质量。同时，也可以通过系统对接及时掌握、督促用户办理免税进口设备的相关工作。比如，少数用户采购仪器设备，已货到验收，但迟迟不付尾款或建账，容易引起纠纷和影响学校信用。当进口科教用品管理系统与设备管理系统对接完成后，进口设备的货到验收信息就可以通过进口科教用品管理系统及时推送到设备管理系统，记录并提醒用户及时建账。
免税进口仪器设备对降低科研经费成本、提高科研效率等具有积极作用。优化免税进口业务流程、推进信息化建设与协同管理等科学管理模式，对降低采购风险、提高采购效率、节约科研经费有着重要的现实意义。在近两年免税进口工作的实践与探索基础上，免税进口管理团队将立足新的起点，在处领导的指导下，进一步提高我校免税进口工作的管理服务水平，切实保障学校教学科研工作的有序进行。
