运用基本原理抓好关键问题

——把管理学基本原理与设备管理实践相结合的体会和思考

设备及进口管理科  余 凯

 “科学管理之父”弗雷德里克·泰勒认为：“管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干。”社会上管理学方面的书籍汗牛充栋、鱼目混珠，令人难以学通学尽，正所谓“真传一句话、假传万卷书”，真正的理论大道至简，基本原理都是相通的。结合岗位工作实际，我以管理学的三个关键词对设备管理工作进行管中窥豹。其中，目标是回答要干什么、协调是回答要怎么干、创新是回答要干出什么效果，三者有机统一。

 第一个关键词：目标

 斯蒂芬罗宾斯在《管理学》一书中指出：“目标指的是所期望的结果或对象，所有的组织都有多重目标。”我也时常思考，我们实设处的组织目标是什么？个人的目标是否与组织目标保持了一致？

按照目标管理理论划分，组织目标是一个体系，它是由总的战略目标、长期目标、中期目标和短期目标组成的，而总体目标只有分解成具体目标，才具有可操作性。对照斯蒂芬罗宾斯提出的目标设定5个步骤，如果说“卓越工作、诗意生活”是我们的总体目标，那我们组织的长期目标、中期目标、短期目标各是什么？这个值得量化的问题似乎还不够清晰。由此联想到，各级党委每次换届的工作报告，都要对未来五年的单位建设提出发展目标，学校党代会报告中提出的“双一流”建设目标，就将组织目标分解成了详细的“路线图”和“时间表”。高校的工作环境有其特殊之处，一个岗位可能短则干一两年，长的干七八年，甚至在一个科室干到退休，但越是这种流动性慢的岗位，越是给我们提供了脚踏实地、久久为功的机会，也越是需要管理者对本单位、本岗位提出中长期目标的发展规划，将个人的志向抱负、能力学识、责任担当融入到具体的组织目标中去。

对于普通职员而言，如何确定个人目标？从管理学“人本原理”看，我体会就是要充分尊重人的成长发展规律。到一个新岗位，个人目标迭代路径通常有3个层次：①初级目标是跟着走、照着做。具体而言就是有规定按规定办，没有规定按惯例办，没有惯例按领导指示办，把岗位职责赋予的工作任务按照最基本的要求做完，尽快融入工作环境。②中级目标是求新、求变。在本职岗位上全流程、全要素经历一遍后，掌握了基础的政策依据、工作底数、业务技能和经验值，就应该根据自己的学习和思考，瞄准存在的现实问题提出破解的办法，把好想法变成好做法，革故鼎新，走别人未走之路，做别人未做之事，发别人未发之言。③高级目标是成为专家、大家。博采众长成长为本岗位、本领域的行家里手，对本职业务有比较深刻的认识，对相关领域有广泛研究，站起来能从理论高度分析内在本质，坐下来可以写出有深度的调研报告和学术研究文章，走下去可以指导所属单位和人员创造性地开展工作。这个阶段，个人思想站位的高度和宽度已经跳出本职岗位的视界，对上一两个层级的单位发展规划，有独立的思考和见解，能够对上两个层级的领导提出可行性工作建议，有的工作能够成为创新样板，在其他单位进行推广。这3个层面的人才成长规律，可以指导我们量化自己的能力“六边形”，将个人成长的中长期目标融入组织目标中。

以普通设备管理岗位为例，应先成为本职岗位的“行家里手”，然后向设备全寿命周期管理拓展业务和能力边界，成为申购论证、进口免税、验收建账、维修使用、开放共享、资产处置等业务的“通才”，最终打通购置经费（财务）、采购招标、资产需求规划（国资、科研、教学）等大国资部门的条块分割，将培养更加宽阔视野和更高思维层次作为努力目标。近年来，除了年度工作计划表中赋予的具体任务之外，我着眼补齐短板，提能增效，主动加压拓展工作目标外延：一是通读了教育部、财政部、科技部等部门关于设备资产管理方面的文件法规，熟知相关政策依据，从顶层设计的高度、立法本意的角度审视职责要求，掌握开展工作的“话语权”。二是跑遍了主校区所有院系，了解师生的关切和呼声，撰写专题报告提出加快设备报废审批的具体措施，与工作链条上的各院系和机关职能部门建立了顺畅和谐的工作联系，积极学习借鉴“他山之石”。三是打破常规求新求变，努力探索提高工作实效的管用举措。改分散报废审批为集中报废审批、改纸质表审核为要素排序后的电子版审核、改轮流竞标为上一轮竞价高者自动进入下一轮竞标、压缩报废设备公示时间、建立设备领用单位交表登记和责任回溯机制、推行长期积压报废业务“限时办结制”，等等，通过不断外扩目标边界，实现了思维层次、能力素质与工作成效的综合提升。

取法其上得其中，取法其中得其下。个人努力的结果不知道能到哪个边界，但目标清晰比结果更重要。去年，处领导提出每个职员围绕华科大机关工作人员、实设处工作人员2个层面，从基本理论知识、基本技能方法、工作实绩量化指标及路径计划3个维度提出人才能力成长计划，并汇编成册供大家时时对标思进。虽然每个人的理解不同，提出的答案不同，但都指向了围绕目标任务，如何提高能力素质，如何履行岗位职责，将个人目标与组织目标无缝对接起来，为个人成长和实设处全面建设指明了方向。

 第二个关键词：协调

《管理学原理与方法》一书的序言写到：“管理是在特定情境下协调资源以有效实现组织目标的活动。”从广义上讲，管理的计划、组织、领导、监管等都可以归入协调的范畴，如何协调组织架构内的人力、物力、财力、时间、制度、愿景、环境、文化等资源，我感到要着重把握4个方面：

要增强工作的预见性。常言道，未雨绸缪，有备无患，只有预判可能面临的各种情况，才能始终掌握工作的主动权。听闻光电学院南七楼要拆迁建游泳馆，自己在筹划年度工作时把这作为一项重点任务，早早地和院系对接搬家时间，按照是否达到报废年限的标准，协调相关院系和搬家公司，将报废设备、闲置设备、暂存设备、调剂设备分批、分类处理，暑假期间集中2周时间，加班加点组织搬运，一次性处置设备698台套、原值1000余万元，保证了学院按时完成搬家任务，学校基建工程如期开工。上学期的6720台报废设备提交校党委常委会审议，有校领导对“购置年限较久的设备是否具有校史留存价值”提出复核意见，我们除了对其中15年以上的待报废设备进行重点梳理外，同时举一反三，将全校使用时间满30年的设备列出清单。建议校史研究室组织专人，对该批老旧设备进行实物鉴定，将其中具有校史保留价值的设备建账归档，根据相关存放场地需求，做好存放场地改扩建规划和资金需求论证。并提醒设备领用单位加强实物管控，保证设备外观完好度，从源头上加强了管理。

要增强工作的计划性。凡事预则立不预则废。制定好工作计划，可以降低随意性和不确定性，有效防止凭想象抓管理，凭感觉抓工作，“头发胡子一把抓”。《管理学原理与方法》中介绍的 “滚动计划法”，可以帮助我们把年度工作计划与周计划、日计划统筹起来，提高计划管理的时效。比如，今年的教育部审计反馈问题整改，自己接到任务后第一件事就是列出工作计划，把相关任务按照校领导要求的时间节点，分解成具体的子任务，用时间轴串成“甘特图”，哪天到学院调查了解情况、哪天去车管所查阅档案、哪天去交警大队办注销手续，先做什么后做什么，哪些是靠加班可以解决的，哪些是必须协调领导出面的，罗列的清清楚楚。可以说，手中有计划，心中就不慌，加强计划统筹，保证了整改工作稳步推进，按时完成了分配的任务。

要增强工作的统筹性。在实设处《雪泥鸿爪、棠棣花开》工作文集中，“李处之问”涵盖了工作的难点、方法、思路，提及了中外管理学、哲学、逻辑学、心理学、文学、经济学等相关领域，这说明要把管理工作做到极致是一项浩大工程，需要科学统筹。我体会最深的是，抓工作要遵从客观规律，要有主有次，有急有缓，张弛有度，要抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，时间效益要服从安全标准，经济效益要服从工作效率，热心服务要服从责任边界。比如，以往报废设备实物回收处置，经常出现时间不够用、自己一个人难以全程跟进的情况，只能保证数量相符、不能保证型号匹配、表里如一。改进为“引入报废回收公司直接参与清单盘点竞价”的工作模式后，统筹了人力、物力、财力、安全风险等多个方面，实现了一举四得：一是可以保证交接数量都数到，型号规格和内部核心零部件都看到，避免我一个人核准的疏漏和偏差；二是可以规避人工拆解、搬运设备的安全风险；三是可以节省设备搬运费用；四是可以将原来回收入库、集中竞价的运行周期压缩一半以上。通过合理统筹，带动一系列相关问题的解决，取得了“四两拨千斤”的效果。

要增强工作的主动性。面对工作中的风险隐患，始终坚持迎难而上的工作理念，化被动为主动，避免让旧问题拖成新问题，让一个问题引发一系列问题。比如，工作中发现一个学院“多年不办一台设备报废申请，办一次报废申请管多年”的做法，这既不利于设备正常的淘汰更新，也不利于平时实物的安全管理，尤其是其中4个大型UPS电源，5年使用寿命过后又在室内等待报废了5年，存在严重的漏液和火灾隐患，我及时向有关领导反馈并进行了纠正。再比如，报废设备回收公司高价竞标后恶意弃标的问题，如果不进行惩戒，必然会引发其他公司效仿，导致自己的工作无法正常开展；如果想进行惩戒，其既没有质押违约金，也没有相关制度依据对其今后在学校的其他竞标行为进行限制，出现不管又不行、想管管不了、管不好还容易引发经济和司法纠纷的难题。针对这种背信弃义违反合同规定的行为，自己主动向处领导汇报争取支持，协调国资办召开专题会议并印发《会议纪要》，将恶意弃标公司拉入“黑名单”，维护了正常招标秩序和学校合法权益。在认真研读相关上位法的基础上，主动撰写了《华中科技大学仪器设备报废处置实施细则》，补齐对恶意弃标等违规行为进行惩处无据可依的“短板”，从制度层面遏制风险隐患。

 第三个关键词：创新

《管理学原理与方法》提出：“决策、组织、领导、控制、创新这五种职能是一切管理活动最基本的职能”。韦氏词典将创新定义为：“新事物的引进”和“一个新的想法、方法或者设备、新奇的事物。”创新的形式多种多样，有理念创新、流程创新、方法创新、制度创新等等，创新又是如此重要，君子之学必日新，不日新者必日退。近年来，全处上下大力倡导“A-B两点工作法”，直指求新求变的靶心，那么每个岗位分工各有不同、每个人的思维方式和能力素质各有不同，到底该围绕什么创新呢？

陶行知说：创造始于问题，有了问题才会思考，有了思考，才有解决问题的方法。我体会，创新无时不在、无处不在，最好的创新来源于破解工作中存在的矛盾问题。每个人都需要一个动态的问题清单，区分轻重缓急，理清内在联系，积极创造条件稳步加以解决。这几年，在筹划新年度工作时，除了领导布置的任务外，我着眼岗位职责和工作中面临的痛点、重点问题主动出击，先后围绕4个方面的政策性、方向性、根本性、基础性问题提出解决措施，较好地促进了工作推陈出新、更上一层楼。

一是积极向处领导提出合理化建议，开展专项建账数据清洗工作，压减存量、遏制增量，解决建账分类人工比对数据效率低、错误率高的问题。因为历史原因，学校有的仪器设备购置年代久远，当年建账的时候还没有出版匹配的分类号，有一些还是手工录入引起的错漏，造成了在库设备原始建账的分类数据不准确、不完整、不规范。国家新会计制度出台后，建账分类号偏差引发仪器设备折旧年限问题，如果不调整分类号，将造成报废设备积压或者提前报废，如果逐个手工比对和核准，工作量非常大，而且容易疏漏。对此，我们联合设备管理系统开发商，集中人力物力，对照教育部和财政部分类号进行批量修改，自己完成了2600余台设备的分类号调整工作，同时加强今后建账数据的规范化审核，大幅缓解了存量和增量问题。

二是推行集中报废审批，解决报废设备审批周期长、调剂成功率低，以及捐赠扶贫逻辑悖论的问题。通过在固定的时间段内组织院系提出报废申请，所有待报废设备同步进入公示平台带来4个方面的好处：①扶贫办利用这个时间窗口遴选自己需要的扶贫设备，将扶贫办审查环节前置到院系组织报废论证之前，有效规避院系论证该设备必须报废后，扶贫办又认为该设备还有捐赠使用价值的“逻辑悖论”；②方便全校老师在窗口期内“海淘”自己需要的待报废设备，省去了平时关注报废公示平台的时间精力；③增加了公示期内的关注人数，最大限度提高校内设备调剂成功率；④增强了报废审批的计划性、时效性，避免了零星审批、学期末提交报废申请所带来的报废审批周期过长，甚至出现横跨寒暑假的情况。

三是改进工作流程，抓好制度建设，解决责任边界不清、监管措施弱化的问题。针对师生关于加快报废审批速度的呼声，我们主动从职能部门自身寻找改进之处：比如，原来的流程设计上，因为是零星受理、随来随办，往往要积攒到500万至1000万元才能汇总提交校长办公会审议；仅公示期就要15天；这些通过修改工作流程，推行集中报废和将公示期压减为一周，使问题得到了较好解决。同时，从设备领用单位审批环节剖析数据可以发现：前2年，院系审批报废设备时间为1个月以内的，占比11.9%；审批时间为1至3个月的，占比46.9%；审批时间为3至6个月的，占比27.8%；审批时间超过半年的，占比13.4%。这说明职能部门源头管控有缺失，导致大量报废业务在领用单位空转没人管。

    尤其是有些单位学期末最后一个月才提交报废申请，造成报废审批业务在寒暑假期间上不了校长办公会，出现审批周期过长的问题。对此，我提出结合年度设备清查盘点，组织一次网上待审报废业务大梳理，哪些需要驳回报废申请的业务，查清原因办理驳回手续；哪些需要继续走报废流程的，加紧完成单位审批。同时，建立交表登记制度，通过设备管理系统，统计各单位设备领用人从发起网上报废申请到单位领导完成报废审批的时间，对于单位审批时间超过3个月的报废业务及时进行提醒，对于各级反映强烈的情况推行“限时办结制”，受到师生好评。

四是优化信息管理系统模块，解决人少事多、工作效率不高的问题。主校区设备资产处置岗位只有1个人，既要负责网上报损、报废、调剂、转出等室内审批业务，又要完成实物清查盘点、待报废设备回收处置等室外业务，时常陷入琐碎事务，深感分身乏术。以2020年为例，全校新增设备21480台套，原值金额542,701,394.41元，分别占设备总台数和总原值的7.8%和8.7%。这种逐年递增的大体量导致我们管理的设备资产越来越多，必然出现人少事多矛盾，在岗位职数和职能边界不变的情况下，工作量的增长趋势短期内也不会改变。对此，一方面，注重自身能力素质的提高，以“能力+”适应“任务+”；另一方面，注重发挥信息化手段优势，让信息多跑路代替人工多跑腿，向设备管理系统开发商提交了15条功能模块改进建议，变单笔审批为批量审批，改分开审批和汇总为一体化操作，将网上清查盘点要素进一步细化，大大提升了工作效率。

解决以上问题，虽然为此牺牲了很多额外的休息时间和精力，但正是这种瞄准问题抓创新的思路，从根本上扫清了“拦路虎”，防止了“头痛医头脚痛医脚”，减少了后续工作链路上时间和精力的总投入，实现了真抓真管用，早抓早受益。

就当前设备资产处置岗位面临的工作形势而言，我梳理了6个方面的问题：①审计反馈问题。这是政治性问题，必须不折不扣彻底整改。关于6台公车的整改，经重新调查原始档案资料，积极协调地方交管部门，已经办结1台销户手续；查清3台为未在学校上牌车辆；确认2台已经部分履行转出手续，且处于无法上路行驶状态；下一步，将提交学校决策会议审议后，报教育部备案或审批。②风险隐患问题。平时安全无人知，一朝出事天下议。一是设备拆解、搬运的施工风险，历史上学校曾发生过伤亡事故；二是大批校外设备（主要是学校规定出台前带出校外的）安全运行监管和清点盘查核实的问题；三是紧急情况下，特事特批，先行拆解处置实物无“据”可依的问题。③历史遗留问题。同济、协和2家附属医院的“双边账”和重复建账问题；有账无物车辆的户籍问题。④师生反映的共性问题。主要是报废设备审批流程时间跨度长，实物运力不足、周转较慢的问题。⑤校领导关注的紧要问题。待报废设备综合利用效益低，公务用车和行政办公设备使用时间不够长、具有校史研究价值设备的留用，以及闲置设备露天存放，待报废设备占用实验场地、消防通道等问题。⑥影响制约本职业务长远发展的问题。比如简政放权，建立设备报废多级审批制度的问题；继续完善信息化管理系统模块，用信息化手段解决人少事多的问题。

以上6个方面既是问题清单，也是任务清单，对所有通用管理岗位皆有借鉴意义，每个人在破解具体问题的过程中，所提出的新理念、新思路、新方法、新流程、新制度，就是创新的“源头活水”。