一、教学实验室建设与管理

1．教学实验室建设项目管理工作程序

● 院、系按要求填写《华中科技大学教学实验室建设项目申请书》；

● 建设单位初评；

● 实设处初审；

● 校专家组评审；

● 建设单位根据专家组意见完善建设方案；

● 主管校领导审批并落实项目经费（或列入下一年度教学实验室专项预算）；

● 建设单位签订《教学实验室建设项目任务书》并组织实施；

● 项目计划变更审核，专家组审批；

● 建设单位提出结题验收申请，实设处组织专家进行验收。

2．实验技术研究项目管理工作程序

● 院、系组织评审，结果报实设处；

● 主管校长审批，学校发文公布；

● 实设处组织专家对符合结题条件的项目进行集中验收；

● 实设处对已结题项目的使用效益实施跟踪。

3．实验技术成果奖评审工作程序

● 实设处发布实验技术成果奖申报通知（每3年一次）；

● 个人按要求填写《实验技术成果奖申报书》；

● 院、系初评并按要求将申报材料统一报实设处；

● 申报一等及以上的项目由实设处组织成果鉴定；

● 实设处对申报材料进行形式审查；

● 校专家组评审；

● 全校公示；

● 主管校长审批，学校发文公布；

● 颁发荣誉证书及奖金。

4．论文版面费报销审批程序

● 个人填写《实验技术论文版面费申请表》；

● 实设处凭《申请表》、论文录用通知登记审核（限清华大学《实验技术与

管理》、上海交大《实验室研究与探索》、南开大学《实验室科学》、电子科技大学《实验科学与技术》及《华中科技大学学报》）；

● 个人到财务处报销。

二、仪器设备管理工作

1．大型仪器设备申购论证程序

政策依据：《华中科技大学仪器设备管理办法》（校设〔2016〕16号）

拟购设备单台套预算在10万元以下的，无需进行申购论证；在10万元及以上的，为大型仪器设备，需按以下流程进行申购论证：

● 申购人从实设处网站（http://leao.hust.edu.cn）——下载中心——设备管理下载最新版《华中科技大学大型仪器设备申购论证报告》（以下简称论证报告），实事求是、详尽完整填写全部内容。

● 申购人将填写完备的论证报告电子稿发送至填写说明中所注实设处负责形式审查人员的电子邮箱（分主校区和医学院校区）。

● 实设处形式审查人员完成审查并邮件反馈结果（一般在2个工作日内完成）。

● 如形式审查有修改意见，申购人按意见修改论证报告并重复2-3步直至通过。

● 形式审查通过后，申购人打印论证报告（至少一式二份）并签字，申购单位按照如下要求组织专家论证会：

i.论证会专家组应由5人及以上的单数组成，专家组组长主持论证会；

ii.申购单价40万元人民币（含）以上的仪器设备，专家组中应至少有1名非本单位并熟悉拟购仪器设备的技术专家；

iii.申购单价100万元人民币（含）以上的仪器设备，专家组中至少有2名非本单位并熟悉拟购仪器设备的技术专家，同时需实设处（或购置经费主管部门）派观察员参会。

● 专家组不同意购置拟购设备的，申购人取消申购，流程结束。

● 专家组达成一致意见同意购置拟购设备的，由专家组成员现场在论证报告上填写论证意见并签字。

● 申购人将经专家组成员签字的论证报告送单位分管领导审查签字，并加盖单位公章。

● 申购人将签字完备的论证报告送实设处（或购置经费主管部门）报批。申购在校内户外场所安装的大型仪器设备，需另附校园规划主管部门批准的选址方案；申购安装仪器设备可能对建筑物、构筑物结构产生影响的，需另附建筑物、构筑物相关主管部门批准安装的审批文件；申购安装过程包含修缮工程的大型仪器设备，需另附修缮工程主管部门批准的施工方案；申购属于国家《特种设备目录》内的大型仪器设备，需另附特种设备采购专项审批材料。

● 受理论证报告的职能部门按下列程序审批：

i.申购单价在100万元以下的，由该职能部门审批（一般在2个工作日内完成）；

ii.申购单价在100万元（含）以上的，由该职能部门报校领导审批（一般在2个工作日内报出）。

● 论证报告审批通过后，由受理论证报告的职能部门通知申购人取回论证报告并送实设处；设备管理科对论证报告登记编号，其中1份由设备管理科存档，其余返给申购人作为进入采购程序的依据。

2．仪器设备验收及建账程序

政策依据：《华中科技大学仪器设备管理办法》（校设〔2016〕16号）

单台套价值在1000元及以上的仪器设备及其内置零配件（比如电脑内存、CPU等），入校后必须先验收再建账。

（1）仪器设备验收流程：

● 采购单位（采购人）备齐购货合同、或自制方案、捐赠协议。对于按学校相关规定免签购货合同的低值设备，则须备齐购物发票并列明货物清单。

● 对于单价10万元以下的仪器设备，由使用单位组织2名以上在编在册教职工验收。验收合格的，参与验收人员均应在发票（或发票所附货物清单）上签名，使用单位设备管理员随后审核签名。

● 对于大型仪器设备（单价10万元及以上），由使用单位组织专家组验收。其中，对于单价10万元（含）以上、100万元以下的，验收专家组应由3人（含）以上的单数组成；对于单价100万元（含）以上的，验收专家组应由5人（含）以上的单数组成（其中至少应有2名非本单位并熟悉该仪器设备的技术专家），并通知负责该设备申购论证的职能部门派观察员参加验收会。验收通过的，由使用单位填写大型仪器设备验收报告（从实设处网站http://leao.hust.edu.cn——下载中心——设备管理下载最新版），经验收专家签名、使用单位设备管理员和使用单位仪器设备分管领导审核签名，加盖使用单位公章，报实验室与设备管理处审核存档。

● 对于未能通过验收的仪器设备，由使用单位退货或通知供货方更换（或检修）后再次验收。

重要提示：进口仪器设备的验收，要严格按照国家海关关于进口设备的有关规定，在索赔期（自货到港口之日起90天内）完成。验收中如发现仪器设备外包装与合同不符，数量、质量及技术指标未达标及货物损坏等情况，应及时提出索赔，并向实验室与设备管理处书面备案。

单独购置仪器设备的内置零配件，其验收流程同上。

（2）整台套仪器设备建账流程：

● 仪器设备验收合格后，由具体领用人或设备管理员在设备管理系统（可从实设处首页http://leao.hust.edu.cn链接进入，也可以从校园网统一身份认证系统进入）中提交仪器设备建账申请；

● 使用单位设备管理员在设备管理系统中初步审核；

● 单位设备管理员审核通过后，有关人员持发票及购货合同，或自制仪器设备研制费用清单及相关凭证复印件，或捐赠合同，到实验室与设备管理处办理终审手续；对于大型仪器设备，还需同时提交大型仪器设备验收报告；

● 实验室与设备管理处对相关资料进行审验，审验通过的，核发仪器设备验收凭证及仪器设备标签；审验不通过的，驳回建账申请。

重要提示：

i.仪器设备验收凭证是办理财务报销的依据，不得遗失；如有遗失需提出书面申请方可补发。仪器设备标签是设备清查的依据，领用人应将其妥善粘贴于仪器设备表面。

ii.科研项目中为校外单位代购（代制）的仪器设备，不在校内办理仪器设备验收和建账手续，科研项目承担单位凭科研项目合同、仪器设备采购合同、发票、校外单位接收仪器设备证明，经本单位经济责任人审批后，到财务部门办理报账手续。

iii.自制且归学校所有的仪器设备，项目承担单位办理仪器设备验收和建账手续后，方可进行项目结题验收。

（3）仪器设备零配件建账流程：

● 为已有仪器设备增配内置零配件时，验收后建账流程与整台套仪器设备类同（只是在设备管理系统输机时请选择“为已建账仪器设备增加附件”）；

● 为已有仪器设备更换内置零配件时，验收后不需输机建账，只需将替换下的旧件交到实验室与设备被管理处并办理“以旧换新”手续即可。主机的固定资产价值维持不变。

注意事项：如果更换下的仪器设备附件过大或过重无法携带至实验室与设备管理处，或者具有毒性、放射性，则以《设备旧件回收申请表》代替实物到实验室与设备被管理处办理“以旧换新”手续；有毒性、放射性的配件必须报单位实验室安全管理员处置。

3．仪器设备退库销账流程

政策依据：《华中科技大学仪器设备管理办法》（校设〔2016〕16号）

已经验收建账的仪器设备，由于无法完成财务报销时，或者由于质量缺陷必需退货时，需到实验室与设备管理处办理退库销账手续，流程如下：

● 领用人登录设备管理系统（可从实设处首页http://leao.hust.edu.cn链接进入，也可以从校园网统一身份认证系统进入）提交退库业务，必须准确填写退库原因、如实选择是否完成财务报销；

● 单位设备管理员登录设备管理系统审核并打印退库申请单，经使用单位分管领导审批签字并加盖单位公章；

● 领用人或设备管理员报实验室与设备管理处审核并办理仪器设备下账手续。其中已办完财务报销手续的，必须提供财务部门退款收讫证明；尚未办理财务报销手续的，必须返还仪器设备验收凭证。

4．仪器设备维修审批流程

政策依据：《华中科技大学仪器设备维修管理暂行办法》（校设〔2016〕31号）

根据《华中科技大学仪器设备维修管理暂行办法》，仪器设备维修在实施前要报批方可实施，具体程序如下：

● 维修费预算在1万元以下的，经费负责人同意即可实施，无需填写《华中科技大学仪器设备维修审批表》。

● 维修费预算在1万元及以上，且不足10万元的，设备领用人需填写《华中科技大学仪器设备维修审批表》（可从实设处网站http://leao.hust.edu.cn下载），陈述维修原因及拟采取的方案，使用单位应组织至少一名相关专业技术人员现场评估论证。评估论证通过的，需经费负责人审核和使用单位分管领导批准后方可实施。

● 维修费预算在10万元及以上的，设备领用人需填写《华中科技大学仪器设备维修审批表》，陈述维修原因及拟采取的方案，使用单位应组织至少2名相关领域副高级及以上专业技术职称的专家进行现场评估论证。评估论证通过的，在经费负责人和使用单位分管领导审核签字后，送实验室与设备管理处批准后方可实施。其中维修费预算在100万元及以上的，由实验室与设备管理处审核并报校领导批准后方可实施。

备注：维修服务有关采购工作（即遴选确定提供设备维修服务的公司或机构）按学校采购管理、合同管理等相关规定执行。

5．仪器设备维修验收流程

政策依据：《华中科技大学仪器设备维修管理暂行办法》（校设〔2016〕31号）

维修完成后，必须通过验收方可进行财务报销，具体程序如下：

● 实际支出维修费在1万元以下的，使用单位组织验收，设备领用人和验收人员在发票背面签字后，直接办理财务报账。

● 实际支出维修费在1万元及以上且不足10万元的，设备领用人填写《华中科技大学设备维修验收表》（可从实设处网站http://leao.hust.edu.cn下载），使用单位应组织不少于1名相关领域专家进行验收签字并报分管领导审批。财务报账时必须附上《华中科技大学仪器设备维修申请表》和《华中科技大学仪器设备维修验收表》。

● 实际支出维修费在10万元及以上的，需设备领用人填写《华中科技大学设备维修验收表》，使用单位应组织不少于2名相关领域专家进行验收，实验室与设备管理处派观察员参加验收。验收通过的，经使用单位分管领导审核后，报实验室与设备管理处审批。财务报账时必须附上《华中科技大学仪器设备维修申请表》和《华中科技大学仪器设备维修验收表》。

6．仪器设备处置流程

政策依据：《华中科技大学仪器设备管理办法》（校设〔2016〕16号）

仪器设备的处置包括：报废、报损、转出（含出售以及对外捐赠、置换）等，流程如下：

● 领用人在设备管理系统（可从实设处首页http://leao.hust.edu.cn链接进入，也可以从校园网统一身份认证系统进入）中提交处置业务申请；

● 单位设备管理员查验待处置仪器设备实物并在设备管理系统中审核打印对应业务申请表（或鉴定表）报单位仪器设备分管领导审核签字，其中报废（损）的仪器设备需使用单位组织专家组对待处置仪器设备实物逐一进行技术鉴定；

● 使用单位将申请表（或鉴定表）送实验室与设备管理处；

● 实验室与设备管理处审核后分批报国有资产管理委员会办公室会签；

● 实验室与设备管理处分批（一般单批次原值不超过500万元）报校领导审核同意后提交学校决策会议审议，并按教育部国资管理相关规定报备报批；

● 实验室与设备管理处按批示意见执行，并将审批结果反馈给使用单位。获批处置的仪器设备由实验室与设备管理处负责办理仪器设备下账。

注意事项：

i. 使用时间超过12年的大型仪器设备或使用时间超过6年的其他仪器设备，经专家技术鉴定确认已无使用价值或存在不可修复的安全隐患的，方可申请报废；其中，对大型仪器设备报废审查的技术鉴定应由5名（含）以上专家组成专家组进行。

ii. 仪器设备因特殊原因需提前报废，应由使用单位提交书面报告说明理由，向实验室与设备管理处申请并经学校决策会议审批。

iii. 仪器设备报废鉴定小组填写的鉴定意见必须要具体详细如实填写，必须把无使用价值无维修价值的原因写具体写细致，比如哪些核心部件损坏了，哪些技术指标无法达到要求，务必描述清楚。不能仅写“已损坏，性能落后，同意报废”之类含糊笼统的结论。

iv. 各单位要高度重视“废物旧物再利用”，对于不再适合常规科研教学需要的拟报废设备，要进行遴选甄别，挑选出具有校史院史研究或纪念价值（文物）、具有教学演示价值（陈列品）的设备予以主动妥善保存和再利用（如办完设备报废审批程序后作为文物或陈列物等转交校史馆或教学实验室等）。

7．仪器设备校内调拨流程

政策依据：《华中科技大学仪器设备管理办法》（校设〔2016〕16号）

当仪器设备领用人在校内跨二级单位调动，需要将所领用仪器设备带到新单位继续使用时，或者一个二级单位因故（比如设备调剂、办公场地变更）接收了另一个二级单位的仪器设备时，均需要及时办理仪器设备调拨手续，保证账随物走。流程如下：

● 调出单位设备管理员在设备管理系统（可从实设处首页http://leao.hust.edu.cn链接进入，也可以从校园网统一身份认证系统进入）中提交设备调剂（或划转）申请；

● 调入单位设备管理员在设备管理系统中同意接收调剂（或划转）的仪器设备；

● 调出单位设备管理员在设备管理系统中打印仪器设备调剂（或划转）申请表；

● 调出单位主管领导审核签字；

● 调入单位主管领导审核签字；

● 双方移交仪器设备；

● 调出单位将调剂（或划转）申请表送实验室与设备管理处设备管理科办理转账手续。

备注：当发生仪器设备跨二级单位转移时，原使用单位管理员切记联系新使用单位的管理员并督办此程序，及时将设备账调至新的使用单位，否则后续设备清查时仍由使用单位负责。

8．仪器设备收费标准制定流程

政策依据：《华中科技大学仪器设备开放共享管理办法》（校设〔2016〕13号）

● 仪器设备使用单位根据服务对象和服务内容要求的不同，参考同类仪器设备市场服务价格，结合工作实际，分别制定校内、国内和国际用户收费标准；

● 仪器设备收费标准经使用单位财务负责人审批签字，并加盖单位公章后送实验室与设备管理处；

● 实设处分批报学校教育收费管理工作领导小组审批；

● 使用单位将获批通过的收费标准公布执行。

9．实验材料验收流程

政策依据：《华中科技大学实验室材料验收管理暂行办法》（校设〔2016〕14号）

按学校采购相关规定购置实验材料后，在开始使用前应先验收，流程如下：

● 采购人填写《华中科技大学实验室材料验收单》（可从实设处网站http://leao.hust.edu.cn下载）；

●购置单位应按下列要求对材料实物验收：

i. 单批次材料购置总价在5千元以下的，至少有1名学校在编在岗职工验收签名；

ii. 单批次材料购置总价在5千元（含）以上的，至少有2名在编在岗职工验收签名，其中：

iii. 单批次材料购置总价在1万元（含）以上的，本单位设备管理员须参与验收并对材料验收单复核签名；

iv. 单批次材料购置总价在5万元（含）以上的，本单位仪器设备分管领导应参与验收并对材料验收单复核签名，并加盖单位公章；

v. 单批次材料购置总价在10万元（含）以上的，应同时通知实验室与设备管理处派观察员参加材料验收并签名，验收单副本送实验室与设备管理处备案。

重要提示：

i. 任何人不得作为本人所购材料的验收人。

ii. 材料验收时，应根据采购合同（按采购管理规定可不签订合同的，则为供货单）、发票，核对所购材料的数量和质量。

iii. 各单位应保留并管理材料台账，须详细记录各材料的购入、领出信息及库存信息。

iv. 材料验收单、材料台账，各单位原则上应保存5年备查；涉及贵金属、宝石等贵重材料或国家管控材料的验收单、台账，各单位应保存8年备查。

三、进口科教用品工作流程

●申购单位在确定供货商和价格后，从实验室与设备管理处网站下载《华中科技大学进口设备申请表》，按要求填写，经所在学院负责人审核、签字并加盖单位公章；

●申购单位与供货商签订技术协议，经进口设备管理科审核后到学校采购与招标中心加盖华中科技大学设备合同专用章

●接受境外捐赠的科教用品，需提供捐赠函、捐赠清单、捐赠发票并报学校相关部门审核，经审批后方可办理进口入关手续。

●申购单位须落实项目经费，确保合同涉及的仪器设备货到付款；

●申购单位从实验室与设备管理处网站下载并填写《进口设备外贸代理竞价信息表》；

●进口设备管理科组织进行网上外贸代理竞价来确定外贸代理商和进口代理手续服务费；

●合同规定付款方式为预付款的申购方需提交预付申请报告，并经所在学院负责人审核、签字、加盖单位公章；

●申购单位领取外贸合同、委托代理协议后须按海关要求提供用途说明给进口设备管理科办理相关免税进口手续；

●仪器设备到海关后，申购单位凭委托代理协议和外贸合同到财务处办理付款手续；

●申购单位按照技术协议签订的验收条款对仪器设备进行验收并在验收报告上签字；

●仪器设备开箱验收合格后，申购方可向外贸公司提出开具合同结算发票，办理固定资产建账、报账手续；

●免税进口仪器设备自进口入关之日起，须接受海关三年稽查，五年监管。

四、实验室安全管理工作

1．实验室安全运行保障条件建设项目管理工作程序

● 实设处发布实验室安全运行保障条件建设项目申报通知；

● 院、系按要求填报项目申请书；

● 实设处初审；

● 校专家组评审；

● 主管校领导审批，实设处发文公布立项项目；

● 建设单位填写项目任务书，组织项目实施；

● 建设单位提出结题验收申请，实设处组织专家进行验收。

2．易制毒化学品申购程序

● 申购单位按要求向实设处提交《易制毒化学品购买申请表》、《易制毒合法使用证明》、《购销合同》、身份证复印件等相关资料；

● 实设处向公安部门提交购买申请（网上）；

● 公安部门审批（1~5个工作日）；

● 实设处打印购买许可证；

● 申购单位凭证采购。

备注：易制毒化学品供应商必须是在公安部门登记备案的入网企业，如尚未备案，应向设备处提交营业执照、组织机构代码证和经营负责人信息等文件，由设备处扫描后通过网络上传，待公安部门审批通过方可成为入网企业。

3．废弃危、毒化学品处置工作程序

● 院、系实验室按要求将废弃的危、毒化学品分类回收，集中存放；

● 实设处发布集中处置的通知（一般每学期开学初和学期末各组织一次）；

● 各单位统计并上报废弃化学品的种类和数量；

● 实设处按要求核查；

● 实设处联系处置单位并签订处置合同；

● 实设处组织相关院、系配合处置单位完成装运工作。

4．放射性同位素申购程序

● 申购单位填写《放射性同位素与射线装置申购审批表》；

● 实设处审核；

● 环境保护主管部门审批；

● 申购单位采购，完成采购后到实设处备案；

● 实设处向环境保护主管部门备案。

5．生物样本引进工作程序

● 申购单位按要求填写《生物样本引进申请审批表》，报实设处；

● 实设处对申购材料进行审查；

● 申购单位按相关规定实施引进；

● 申购单位做好入库记录，报实设处备案。

6．医疗废弃物（动物尸体）处置工作程序

● 院（系）实验室按要求将废弃物暂存；

● 院（系）实验室向实设处报处置需求；

● 实设处联系处置单位；

● 实设处组织院（系）配合处置单位完成装运；

● 院（系）将《处置转运联单》报实设处备案。

7．特种设备管理工作流程

● 使用单位填写《华中科技大学特种设备申购审批表》；

● 实设处审批；

● 使用单位采购；

● 使用单位到辖区质量监督机构办理开工告知审批手续后安装特种设备；

● 使用单位向特种设备安全监督机构申请安装监督检验，取得特种设备使用登记证，建立特种设备档案

● 使用单位到院系和实设处备案；

● 特种设备在使用中执行定期检验规定及安全附件定期校验制度。

实验室与设备管理处

2017年2月22日