为进一步规范实验室与设备管理处公文办理工作，保障各类公文有效、及时地办理并妥善归档，特制订本规定。

一 发文处理

第一条 处发文（实设字文）的处理程序：

1. 业务科室负责起草文稿，填写《华中科技大学实验室与设备管理处文件拟稿纸》（附件一），报分管处长审批签发；必要时可召开处务会或处长会审议通过。

2. 业务科室将该实设字文文稿（纸质版和电子版）及拟稿纸作为综合档案材料移交到综合办公室。

3. 综合办公室负责编文号、编辑格式、用《华中科技大学实验室与设备管理处》红头纸套印文件、盖处公章并将成文、拟稿纸和文稿存档，业务科室负责分发；

4. 如该实设字文需要发布到处网站时，由业务科室负责发布；

第二条 校发文（校设文）的处理流程：

1. 由业务科室起草文稿，报分管副处长和处长审阅后修改定稿；

2. 由业务科室通过华中科技大学协同办公系统（简称OA系统）分别报副处长和处长审批；

3. 由单位文管员通过OA系统报校办文管员；

4. 校办核稿后送有关单位会签，并报校领导签发，秘书科编文号；

5. 业务科室根据校领导签发件修改定稿（正文落款日期应以校领导签发日期为准）；

6. 综合办公室负责用《华中科技大学》红头纸套印文件并将套印好的文件到校办加盖校章；

7. 盖章后的文件由业务科室负责分发，需要发布到处网站时，由业务科室自行发布；需要发布到学校网站时由综合办公室负责向学校申请发布；

8. 综合办公室负责将所有校发文文稿、签发单和成文作为综合档案材料归档。

二 收文处理

第三条 收文是指来自校办或其他机关部处、院（系）需要实验室与设备管理处会签或办理的红头文件、批示件、会签件、公函、提案建议等各类公文。

第四条 经OA系统收取公文的处理流程：

1. 单位文管员收取文件后将文件报处长批示；

2. 单位文管员根据处长批示意见报分管处长或相关科室科长；

3. 需要反馈办理结果或处理意见的公文由综合办公室递送给有关单位；

4. 单位文管员在OA系统中结束办文。

第五条 未经OA系统收取公文的处理流程：

1. 综合办公室收取文件后做好登记、填写处内呈阅单并将公文交给领导批示；

2. 综合办公室根据领导意见送（或复印给）分管领导或有关科室办理；

3. 需有关科室办理的，科室填写办理意见后呈分管领导签署意见；

4. 综合办公室取回公文并呈处长签署意见；

5. 需要反馈办理结果或处理意见的公文由综合办公室递送给有关单位，综合办公室反馈时应留复印件备查；

6. 不需要反馈的收文处理完毕后原件应交到综合办公室存档。

第六条 本规定自颁发之日起开始生效实施。

实验室与设备管理处  

2017年2月22日