为加强对实验室档案、仪器设备档案、实设处综合档案的管理，切实做好我处档案材料的收集、归档工作，根据《华中科技大学档案管理办法》《华中科技大学仪器设备档案管理实施细则》的有关规定，结合我处实际，特制定本办法。

一、档案管理工作体制

确定一位处领导负责本处的档案工作，并酌情配备与本处档案工作相适应的专（兼）职档案人员，负责本处文件、资料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。处档案工作负责人的职责是：

1. 宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定和健全有关管理制度，确保档案管理工作纳入本处的工作计划和规划；纳入处议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门执行；

２. 听取本处专（兼）职档案人员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；

３. 定期检查本部门的档案工作。

处设专（兼）职档案员1名，负责档案室日常工作，业务上接受学校档案馆指导；各科室确定一名兼职档案员负责将本科室管理范围内的归档材料收集、登记，并移交到档案室。

二、处兼职档案员主要职责

1．负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、编目、装订、统计、保管实验室与设备档案及资料；

2．开展实验室与设备档案的开放和利用工作，建立登记和借阅、统计等档案管理制度；

3. 对实验室与设备档案的文件材料形成、积累、整理等业务工作进行检查、监督和指导。

4．按照档案馆的要求在学校“数字档案管理系统”中著录已归档的档案信息，向档案馆移交实验室与设备档案案卷目录和相关档案原件以及实验室与设备档案中的声像材料；

5．积极开发实验室与设备档案信息资源，充分发挥实验室与设备档案的作用；

6．定期检查实验室与设备档案的保管状况，对破损或变质的档案及时进行修补或复制。

三、各科室兼职档案员主要职责

各科室要重视档案工作，应把档案工作与业务工作紧密结合，按照科室职责范围和档案馆关于档案管理的要求归口收集、整理相关归档材料，归档材料要求完整、准确、系统，并定期将形成的归档材料移交到档案室。同时，对本科室形成的档案材料进行指导。

四、各科室需保存的材料内容

1．实验室管理科负责将下列材料收齐、归档：

（1）教学实验室建设项目评审、实施与验收材料；

（2）教学实验室建设项目评审与验收材料；

（4）实验技术成果奖申报、评审与申诉材料；

（5）各实验中心年度工作报告与各种评估报告；

（6）其他需要归档的材料。

2．设备管理科负责将下列材料收齐、归档：

（1）大型仪器设备项目，主要包括：设备的论证报告、购货合同和验收报告，对于进口设备还需提供技术服务协议和委托代理进口协议；

（2）大型仪器设备年度使用效益评价材料；

（3）大型仪器设备使用效益汇总表；

（4）大型仪器设备报废技术鉴定表；

（5）其他需要归档的材料。

3．进口设备管理科负责将下列材料收齐、归档：

（1）每台免税进口仪器设备的申请表、外贸合同、技术服务协议、委托代理协议、免税表、海关关单等材料；

（2）其他需要归档的材料。

4．实验室安全管理科负责将下列材料收齐、归档：

（1）每次实验室安全检查的记录

（2）实验室安全运行保障条件建设项目评审与验收材料；

（3）实验室突发安全事故的应急处理及后期处置材料；

（4）其他需要归档的材料

5．综合办公室负责将下列材料收齐、保存：

（1）学校有关实验室、仪器设备的管理制度；

（2）本处年度工作计划、工作总结；

（3）校领导批复的有关实验室建设与管理、仪器设备管理的文件、报告；

（4）本处编印的工作集锦、简报等材料；

（5）本处业务工作综合性材料；

（6）其他需要归档的材料。

五、各科室归档材料移交时间

实设处每年需向档案馆移交相关归档材料，具体移交时间以档案馆通知的时间为准。所有整理移交的档案材料应填写《档案材料移交表》，由交接双方签字后，存档备查。

实验室与设备管理处  

2017年2月22日