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资产管理头绪多,勤思勤改显效果

作者: 来源: 发布时间:2024-01-05 点击量:

本文2024年1月17日刊发于华中科技大学新闻网【华科大人物】专栏,链接地址:https://news.hust.edu.cn/info/1007/51029.htm


资产管理头绪多,勤思勤改显效果

             ——电气学院古晓艳老师的资产管理经验


资产管理的全生命周期有哪些环节?资产管理中有哪些问题和困难?如何帮师生纾解困惑、解决问题?如何提高管理效率和使用效益,让广大师生满意呢?

带着这些问题,且看电气学院的资产管理员古晓艳老师是如何做的。

点多面广摊子大,理清台账家底清

电气与电子工程学院有8个系所、1个国家重大科技基础设施、1个国家重点实验室,属学校的排名前五的“设备大户”。现有设备2.5万台件,原值8.9亿元,其中单价40万及以上的大仪290多台,原值近4亿元,分散在东西校区的多个楼栋、270余名教职工名下,管理摊子非常大。这么多设备全生命周期管理的环节特别多,主要包括:申购论证(自制设备和单价10万元以上的大型设备)、购置、验收、建账入库、清查盘点、调剂调拨、离退休人员资产清退、报废处置等。其中自制设备涉及到论证、材料验收、转固定资产;进口设备涉及到外贸代理招标、免税申请等诸多环节。由于内部单位户头变化,导致设备资产出现账目跨单位交叉的情况,给日常管理工作带了诸多不便。

2016年,古老师刚到电气学院工作时,由于单位户头变化,人员退休、调动没有及时变更资产登记信息等原因,造成账物不符、账账不符的现象。她每天在繁多杂乱的业务中疲于挣扎,常常陷入汲汲忙忙、加班加点的状态,有时会因来不及回复师生们的问题留言而造成误解,感到一肚子委屈无处排解;有时又因一件事情,多次催促强调仍不见成效而心生烦恼无奈。

工欲善其事,必先利其器。古老师在院领导的大力支持下,联合学院资产管理团队召开“诸葛亮”会议,定下了“摸清底数再赶路”的工作思路,决心给来一次全院设备资产大摸底。首先,根据学院管理机构设置,补充完善了资产管理架构,为11个单位的管理户头重新编码,理清内部管理架构。其次,根据新的户头,调整调拨1.8万台设备资产的归属,补全了1000多台设备的存放地和领用人信息,严格落实了实名领用制,做到了设备到人、责任到人。针对台账清理过程中发现的老旧设备积压问题,集中人力物力一次性报废处置100余台套,不仅为学院卸下了“历史包袱”,而且实现了账目清晰、账实相符。

设备盘点有计划,按图索骥不抓瞎

每年底的资产清查盘点是一项例行工作,如何实现一年更比一年强?古老师认为,关键是要吃透学校的“上情”,结合学院的“下情”,把握工作计划重点,做到有的放矢。为此,她专门总结了“四步工作法”:

第一步,梳理任务流程,制定计划方案。按照学校统一规定的内容,细化学院本级的网上盘点、线下核实实物、整改存在的问题、形成设备盘点报告等工作流程,制定盘点方案和简易操作流程群发邮件和通知,每个阶段明确时间节点和责任人,确保人人知晓,每日推进。区分“领用人”、“系所管理员”、“学院管理员”等不同身份,将相关工作要点和注意事项整理出来,放在学院网站 (http://seee.hust.edu.cn/bgfw1/zcgl.htm)供大家参考,既能及时解答师生困惑,又让自己从政策咨询中获得解放。

第二步,明确盘点设备,实施实地盘点。根据盘点任务,按照使用人和存放地2个参数进行排序,发动全体老师登录系统,将盘点结果和使用状况按照操作流程填入管理系统。对于变更领用人和存放地的设备,及时在系统里更改信息和记录。根据“依账核物、依物核账、账物相符、不符整改”的原则,集中时间段开展线下自查,对于缺失资产标签的设备,主动提醒、靠前服务,及时帮助老师们打印缺失的标签并粘贴到位,确保账物一致。学校有一台设备管理自助终端就放置在电气学院,方便师生快速办理业务,古老师向实设处建议升级功能,目前,已实现手机扫码或校园卡随时打印的功能,极大提高了工作效率。

第三步,处理异常情况,落实整改问题。针对工作中偶尔出现的账物不符等问题,及时督促老师进行整改。比如,电工电磁系盘点中发现几位领用人是学院内其他系所的老师,古老师在逐台核对设备的变动历史的情况下,及时办理了院内设备调拨,确保了账账一致。对已经报废下账的设备资产,及时联系实设处拖运交接,保证账实相符。

第四步,提交盘点结果,生成盘点报告。古老师定期在系统里审核盘点结果,每日督促工作进度。针对自查不成功的情况,“点对点”通知到领用人;对于确实没有时间盘点或者因为特殊原因无法进行网上操作的老师,就打印设备清单帮助他们线下盘点。待逐项核对资产的存放地和使用状况后,在系统里提交全院盘点结果。按时保质保量完成盘点任务。

 资产处置责任大,物尽其用受人夸

设备资产是学校办学基础条件,近年来,随着学校投入越来越大,学院的资产体量也是逐年“水涨船高”。针对老旧设备逐年增多的情况,古老师始终强化“节约每一分钱,挖掘每一台设备用途”的工作理念,努力当好学院“红管家”。


一是广泛做好宣传工作,积极倡导资产管理大局观,鼓励老师把在用设备拿出来共享共用,变自己受益为大家受益。及时传达学校设备共享、资产盘活和报废处置的相关文件精神,让厉行节约的思想深入人心;结合学院内部会议、专项检查等时机,宣传调剂设备的成功案例,有针对性地收集老师们的设备需求,做到心中有数。

二是坚持厉行节约,严格审核设备报废申请,所有待报废设备都要先考虑调剂需求。2023年10月,学院实验教学中心因课程变更,原来的教学实验设备整体更新,有55台旧实验桌闲置,少部分桌面和桌腿损坏变形,大部分经维修后尚有使用功能。古老师积极向可能有需求的老师推荐,先后在学院内部成功留用旧实验桌11台。主动争取实设处的工作支持,通过设备管理员工作群向全校院系发布调剂需求,机械学院和能源学院成功接收了31台;76%的闲置实验桌实现了旧物再利用,较好地提高了设备使用效益,实设处在全校设备管理员工作群提出表扬。

三是设立闲置设备和待报废设备暂存仓库,防止老旧设备占用宝贵的实验空间,同时,结合工作任务,定期到各楼栋巡检,对占用过道、消防通道的废旧设备及时搬运到暂存间存放,消除安全隐患。比如疫情期间的一次紧急搬运,设备分散在东西校区的7个楼栋,古老师一方面使用在线表格统计报废设备的存放地和联系人,另一方面通知相关课题组将登记的易搬运设备搬到楼栋门口,仅用了1个小时一次性清理设备155台件,工作时长较以往缩短一半以上。

多措并举推共享,主动服务成效佳

大型设备的开放共享涉及体制、机制、人、财、物、空间等多方面,具有交叉性、综合性和被动性等特点,是设备管理中的“高峰工作”。

  电气学院高度重视大仪开放共享工作,成立了学院“实设办”作为工作专班。每年就大仪如何提高使用效益开展专题研讨会,古晓艳老师作为实设办的一员,主动深入师生开展访谈调研,听取师生意见建议,积极为大仪开放共享工作献计献策。近两年,先后走访院系课题组40余次,收集整理意见建议15条,形成“电气学院大型仪器设备开放共享常见问题及解答”,印制分发各系所的开放共享宣传手册超过500套。为了提升专业能力,古老师全面学习相关政策法规,每年结合工作交流进行政策宣讲和业务答疑,并专门为师生制作服务指南,获得了院系师生的一致好评。采取请进来与走出去相结合的办法,积极参加全校组织的业务培训,主动到先进单位参观见学,不断提升做好本职工作的专业水平。目前,已有350余台仪器设备纳入学院开放共享平台,2021年,电气学院被学校评为国有资产绩效考核“优秀单位”。2018年至2023年,年平均机时数从900小时增长到1420小时,服务收入从18万元增长到200万元,增长率分别达到57%和1011%。连续五年获评大型设备管理(效益)考核“优秀单位”,24台次机组获评“优秀设备机组”。

  

  

高校的资产管理工作责任重大、使命光荣。古晓艳老师作为学院的资产管理员,常思岗位之责,常问贡献之效。她常说的一句话是:“我总是争取每天努力前进一小步,为学院师生做好服务。希望可以提升资产管理水平,做一个有温度、高效率的资产管理员!”


(电气学院供稿)